Hiring manager vs recruiter: wie doet wat in het wervingsproces?

Wie schrijft de vacaturetekst? Wie belt de kandidaat met een afwijzing? En wie heeft het laatste woord bij de aanname? In de praktijk lopen de rollen van hiring manager en recruiter vaker door elkaar dan iedereen wil toegeven, met vertraging en frustratie tot gevolg.

Hieronder vind je een RACI-tabel die per processtap laat zien wie verantwoordelijk is, vijf valkuilen die de samenwerking ondermijnen en wat je over en weer van elkaar mag verwachten.

Hiring manager vs recruiter: de kerntaken

Voordat we de samenwerking induiken, eerst de basis. De rollen overlappen op punten, maar het zwaartepunt ligt op fundamenteel verschillende plekken in het proces.

De hiring manager

De hiring manager is de leidinggevende van de toekomstige medewerker. Diegene bepaalt welk profiel het team nodig heeft, voert de inhoudelijke selectiegesprekken en neemt de uiteindelijke aannamebeslissing. Het is geen aparte functie maar een rol die elke manager vervult zodra er een vacature binnen zijn of haar team ontstaat.

Wil je dieper de rol induiken? Lees ons artikel over wat een hiring manager precies doet.

De recruiter

De recruiter is de procesexpert die het volledige wervingstraject orchestreert. Sourcing, screening, planning, communicatie met kandidaten, marktinzicht en advies over haalbaarheid van het profiel: dat is het terrein van de recruiter. Een goede recruiter denkt strategisch mee en ontzorgt de hiring manager waar het kan, zonder de regie over de inhoudelijke keuze over te nemen.

RACI-tabel: wie is verantwoordelijk voor wat

Een RACI-tabel maakt de rolverdeling concreet. R = Responsible (uitvoerder), A = Accountable (eindverantwoordelijk), C = Consulted (geraadpleegd), I = Informed (geïnformeerd).

Processtap	Hiring manager	Recruiter	HR	Directie
Vacature-intake	A	R	C	I
Vacaturetekst opstellen	C	R	C	—
Sourcing & longlist	I	R/A	—	—
Screening cv’s	C	R/A	—	—
Telefonische intakes	I	R/A	—	—
Shortlist samenstellen	C	R/A	I	—
Eerste gesprek	R	A	—	—
Tweede / verdiepingsgesprek	R/A	C	C	—
Assessment / case	A	R	—	—
Referentiecheck	I	R/A	—	—
Aannamebeslissing	R/A	C	C	I
Arbeidsvoorwaarden onderhandeling	A	R	C	—
Contract opstellen	I	I	R/A	—
Onboarding	R/A	I	C	—

De rode draad: de recruiter trekt het proces tot en met de shortlist, de hiring manager neemt de inhoudelijke regie vanaf het eerste gesprek over. Bij arbeidsvoorwaarden en onboarding ligt het zwaartepunt weer bij de hiring manager, met HR als procesowner van de contractuele kant.

5 momenten waarop de samenwerking misloopt

In ons werk als interim recruitment specialist zien we steeds dezelfde knelpunten terugkomen. Vijf veelvoorkomende blokkades, en hoe je ze voorkomt.

1. De intake wordt overgeslagen

Wat gebeurt er: de hiring manager stuurt een vacaturetekst door met “hier, ga maar zoeken”. De recruiter mist context, must-haves en cultuurkenmerken. Resultaat: een longlist die naast het doel zit en weken vertraging.

Fix: plan altijd een intake van 45-60 minuten. Bespreek niet alleen het profiel maar ook het team, de manier van werken en wat een kandidaat over een jaar concreet moet hebben opgeleverd.

2. Trage feedback op kandidaten

Wat gebeurt er: de recruiter levert vrijdag drie kandidaten aan, de hiring manager reageert woensdag. Tegen die tijd is de beste kandidaat al ergens anders in gesprek.

Fix: spreek vooraf een feedbacktermijn af. Maximaal 24 uur op cv-niveau, maximaal 48 uur na een gesprek. Beschouw dit als een harde afspraak, niet als richtlijn.

3. Onduidelijke rolverdeling tijdens gesprekken

Wat gebeurt er: in het eerste gesprek stelt de hiring manager voornamelijk procesvragen, terwijl de recruiter inhoudelijk doorvraagt. De kandidaat raakt in de war over wie waar over gaat.

Fix: bespreek vooraf de gespreksopzet. Recruiter focust op motivatie, beschikbaarheid en proces. Hiring manager focust op vakinhoud, ervaring en culturele match.

4. Profiel verschuift onderweg

Wat gebeurt er: na drie gesprekken geeft de hiring manager aan toch liever iemand met een ander profiel te willen. Alle eerdere werk is verspild.

Fix: als het profiel echt verandert, stop het proces en doe een herijking. Communiceer dit eerlijk naar lopende kandidaten in plaats van het proces te laten doodbloeden.

5. Geen terugkoppeling na afwijzing

Wat gebeurt er: kandidaten die in de eindfase afvallen krijgen alleen een standaard mail. Slecht voor je employer brand én voor toekomstige werving.

Fix: spreek af dat de hiring manager persoonlijk belt bij afwijzing in laatste rondes. De recruiter regelt de communicatie in eerdere fases. Iedere kandidaat verdient een gemotiveerde afwijzing.

Wat een goede recruiter van een hiring manager vraagt

Een ervaren recruiter komt met een intake-checklist naar het eerste gesprek. Verwacht vragen als:

• Profiel: wat zijn de drie must-haves waar geen enkele kandidaat omheen kan? Welke vijf nice-to-haves zijn wenselijk maar niet kritisch?
• Context: waarom is deze vacature open? Nieuwe positie, vervanging of groei? Wat is daar de geschiedenis van?
• Team: wie zit er in het team, welke werkstijlen, en waar zit de behoefte aan complementariteit?
• Manager: wat is jouw eigen leiderschapsstijl en welke kandidaten floreren daaronder?
• Concurrentievoordeel: waarom zou een kandidaat voor jullie kiezen ten opzichte van een concurrent? Wat is het verhaal?
• Doorgroei: wat kan deze persoon over twee tot drie jaar zijn binnen de organisatie?
• Budget: wat is de salarisbandbreedte, inclusief secundair? Is er ruimte voor uitschieters bij topkandidaten?
• Proces: hoeveel gesprekrondes, met wie, en binnen welk tijdsbestek?
• Succescriteria: wat moet deze persoon over zes maanden concreet hebben opgeleverd?

Krijg je deze vragen niet, dan is dat een rood signaal. Een recruiter die zonder grondige intake aan de slag gaat, levert hagelschot in plaats van een gerichte selectie.

Wat een goede hiring manager van een recruiter mag verwachten

Andersom zijn er ook duidelijke kwaliteitsstandaarden. Een professionele recruiter levert:

• Een gerichte shortlist binnen een afgesproken termijn: niet 12 cv’s “om uit te kiezen”, maar 2-3 kandidaten die écht passen
• Marktinzicht: eerlijk advies over haalbaarheid van het profiel, salarisindicaties en alternatieve zoekrichtingen
• Volledige kandidaatprofielen: naast het cv ook een onderbouwing waarom deze kandidaat past, inclusief motivatie en aandachtspunten
• Procesregie: planning, communicatie en bewaking van doorlooptijden zonder dat de hiring manager hoeft te pushen
• Eerlijke feedback: ook als de hiring manager een kandidaat te enthousiast beoordeelt of te streng selecteert
• Een warme overdracht: bij aanname een duidelijke briefing voor de onboarding
• Reflectie achteraf: wat ging goed, wat kan beter, en wat leren we voor de volgende vacature

Krijg je dit niveau niet, dan is dat reden om de samenwerking ter discussie te stellen. Goede recruitment is geen “cv’s doorsturen”, het is consultancy met een meetbaar resultaat.

Wanneer schakel je een interim recruiter in?

Niet elke organisatie heeft een vaste recruiter in huis, en lang niet elke vaste recruiter heeft op elk moment de bandbreedte voor alle openstaande vacatures. In die situaties is een interim recruiter de oplossing:

• Wervingspiek: je hebt tijdelijk vijf tot tien vacatures tegelijk openstaan en je vaste team komt niet rond
• Vervanging: je vaste recruiter is met verlof, ziek of onverwacht vertrokken
• Groeifase: je organisatie schaalt en je recruitmentcapaciteit moet meegroeien zonder direct vast aan te nemen
• Specialistisch project: een internationale wervingscampagne of een afdeling die volledig opnieuw bemand moet worden
• Tijdelijke focus: een hiring manager die voor één strategische rol een dedicated recruiter wil zonder bureaubemiddeling per kandidaat

Bij Recruitment Center leveren wij binnen 48 uur 2-3 interim recruiters die direct inzetbaar zijn voor jouw situatie. Recruiters die recruiters beoordelen, geen generalistische uitzendmatching. Lees meer over de rol op onze functiepagina voor interim recruiters of bekijk hoe wij interim HR-professionals leveren voor brede HR-vraagstukken.

Conclusie

De samenwerking tussen hiring manager en recruiter draait om heldere taakverdeling, snelle feedback en wederzijds vakmanschap. De hiring manager bepaalt het wát, de recruiter regelt het hóé. Met een RACI-afspraak vooraf, een grondige intake en duidelijke feedbacktermijnen voorkom je de meeste valkuilen.

Loopt je werving vast door capaciteitsgebrek of een complexe vacature? Een ervaren interim recruiter haalt binnen 48 uur de regie terug, zodat jij als hiring manager je tijd kunt steken in waar je het beste in bent: de juiste mensen kiezen voor je team.

---

Klaar om je wervingsproces te versnellen? Bespreek je situatie met Recruitment Center of bekijk onze aanpak voor interim recruitment.